Cách tỷ phú Mark Cuban xử lý hàng nghìn email mỗi ngày

Trong giới doanh nhân, Mark Cuban được đánh giá là một trong những tỷ phú dễ tiếp cận nhất. Ông có một địa chỉ email công khai - nơi tất cả mọi người có thể gửi thư quảng cáo, thư xin lời khuyên hoặc bất cứ điều gì mà bạn cần Mark Cuban giải đáp.

Mark cho biết ông nhận được khoảng 750 đến 1.000 email mỗi ngày, bao gồm cả thư từ nhân viên và đối tác và ông phải tự mình xử lý chúng. Vậy làm cách nào để một người có khối lượng công việc đồ sộ như Mark giải quyết email một cách nhanh gọn? Mark Cuban rút ra ba lời khuyên từ quá trình làm việc của mình.

Bước 1: Xóa bỏ email

Trong một tập của chương trình podcast Raising the Bar, Mark chia sẻ với khán thính giả rằng phương pháp chính mà ông thường sử dụng để xử lý tất cả những email này là xóa chúng. Mark cho biết ông chỉ tốn khoảng hai giây để nhận biết mức độ quan trọng của email và đưa ra quyết định nên trả lời hay xóa nó.

Tuy nhiên, bên cạnh việc thẳng tay xóa bỏ email, Mark còn một cách làm khác đó chính là thực hiện thao tác lưu trữ email. Bởi khi một email bị xóa, nó sẽ biến mất vĩnh viễn, nhưng khi thực hiện lưu trữ có nghĩa là nó vẫn có thể truy cập được trong kho lưu trữ email của bạn. 

Việc lưu trữ mail này vừa giúp hộp thư đến của bạn sạch sẽ, đồng thời vẫn giữ được những email phòng trường hợp một ngày nào đó bạn sẽ cần đến nó. 

Bước 2: Ủy quyền

Trong trường hợp email quan trọng hoặc có nội dung thú vị được gửi tới, Mark Cuban sẽ nhanh chóng phản hồi lại người gửi kèm theo một hệ thống các câu hỏi. Nếu vị tỷ phú này nhận được câu trả lời phù hợp như ông mong muốn, ông sẽ chuyển tiếp email đến nhân viên của mình để thực hiện những bước sau đó.

Quá trình ủy quyền sẽ tạo điều kiện thúc đẩy giao tiếp sâu hơn. Không chỉ thế, Mark Cuban cũng chia sẻ rằng sự đa dạng chuyên môn của các thành viên trong nhóm của ông sẽ giúp ông hiểu rõ hơn những khía cạnh mà ông chưa thể nắm bắt.

Bước 3: Lọc

Mark Cuban đã dễ dàng xử lý 1.000 email mỗi ngày bằng hai bước đầu tiên. Tuy nhiên, bước thứ ba giúp ông giảm đáng kể lượng email nhận được. Mark Cuban chia sẻ rằng đôi khi một số doanh nhân gửi email một cách liên tục để thu hút sự chú ý của ông. Để ngăn chặn điều này, ông đã áp dụng bộ lọc tự động để xóa email từ nguồn được chỉ định trước.

Từ năm 22 tuổi, vị doanh nhân đã bắt đầu áp dụng phương pháp này và tiếp tục sử dụng nó trong 40 năm qua. Phương pháp này đã giúp đơn giản hóa quy trình xử lý email hàng ngày của ông.

H.C (t/h)