10 việc cần làm để cuộc họp của bạn đi đúng hướng

Nhiều mẹo về hiệu quả cuộc họp, cho dù cuộc họp diễn ra trong phòng hay trên Zoom đến nay đã được hiểu rõ, bao gồm cả việc bắt đầu và kết thúc đúng giờ, tạo chương trình làm việc hiệu quả, thiết lập vai trò rõ ràng và ghi nhớ khi nào bạn đang tắt tiếng. Ngay cả khi bạn không biết những điều cơ bản, một tìm kiếm nhanh trên Google sẽ tiết lộ chúng.

Nhưng một số mẹo họp có giá trị nhất cũng có thể ít được biết đến nhất vì chúng không liên quan đến cấu trúc cuộc họp, người tham gia hoặc thậm chí là chương trình; họ nói về cách người lãnh đạo cuộc họp chuẩn bị cho cuộc họp và giao tiếp trong suốt cuộc họp.

Như với hầu hết các dự án công việc khác, thành công của cuộc họp dựa vào sự thành công của giao tiếp với lãnh đạo.

Dưới đây là 10 chiến thuật giao tiếp có thể giúp cả lãnh đạo cuộc họp và giám đốc điều hành tham dự cuộc họp đảm bảo những cuộc họp đó hoàn thành nhiệm vụ của họ.

1. Chuẩn bị trước quan điểm của bạn - không chỉ là chương trình nghị sự  trước

Chương trình làm việc là một lộ trình họp hữu ích nhưng không phải là một công cụ hiệu quả để truyền đạt những điểm chính của bạn. Vì vậy, ngoài việc tạo ra một chương trình làm việc, hãy hình dung và chuẩn bị trước một vài điểm ngắn gọn nhưng có giá trị.

Một số câu hỏi để tự hỏi bản thân có thể giúp bạn phát triển những điểm sau:

• “Tôi muốn nêu ý kiến ​​gì tại cuộc họp này?”

• “Tôi hoặc chúng tôi cần giúp đỡ những thách thức nào?”

• "Ai đáng được khen ngợi hoặc được nhắc đến?"

• “Tôi muốn nhóm này thảo luận và xem xét câu hỏi nào nhất?”

Mang những câu trả lời này đến cuộc họp và chia sẻ chúng khi bắt đầu hoặc khi các chủ đề liên quan đến chương trình nghị sự xuất hiện. Hãy nhớ rằng: một chủ đề là một tờ giấy. Một điểm là một chiếc máy bay giấy. Bạn có thể có cả hai thứ trên bàn, nhưng chỉ một cái mang ý tưởng của bạn.

2. Cung cấp mục đích

Khi bắt đầu cuộc họp, hãy chia sẻ mục đích của cuộc họp - những gì cần được quyết định, xem xét hoặc hoàn thành nhờ kết quả của cuộc họp. Tránh các mục đích mơ hồ như “khám phá” hoặc “giải quyết” một vấn đề. Điều đó chỉ hứa hẹn nói chuyện, không phải hành động hay sự thăng tiến. (Ngay cả khi ở chế độ Phóng to, cuộc nói chuyện vẫn có thể trở nên rẻ mạt.) Nêu mục đích rõ ràng khi bắt đầu cuộc họp sẽ giúp đảm bảo rằng cuộc họp được đáp ứng hoặc ít nhất là đã được kiểm tra vào cuối cuộc họp.

3. Hướng dẫn người nghe của bạn

Các nhà lãnh đạo thường và nên bắt đầu cuộc họp bằng những lời chào, tình cảm và những cập nhật quan trọng. Nếu phần nhận xét mở đầu của bạn bao gồm một số chủ đề, hãy cung cấp bản xem trước: “Trước khi chúng ta bắt đầu, tôi muốn trình bày nhanh thông báo dự báo của tuần trước, kết quả khảo sát nội bộ DEI của chúng tôi và một số thành viên mới trong nhóm sẽ sớm tham gia với chúng tôi.”

Ngoài ra, hãy sử dụng các chuyển tiếp nội bộ (“Điều thứ hai tôi muốn đề xuất là Y”) và các câu kết luận (“Như bạn có thể thấy, X, Y và Z rất quan trọng đối với sự thành công của chúng tôi”).

Khung xem trước / chuyển tiếp / đánh giá này giúp nhóm của bạn 1) biết điều gì sẽ xảy ra, 2) theo dõi bạn và 3) hiểu được những điểm chính của họ.

4. Sẵn sàng lắng nghe

Đối với người lãnh đạo cuộc họp, lắng nghe và tỏ ra lắng nghe là những giá trị thiết yếu bởi vì trong khi đối thoại là quan trọng, bạn cũng muốn được coi là người quan tâm và đánh giá cao những đóng góp của đồng nghiệp. Dưới đây là một số mẹo nhanh để vừa tích cực lắng nghe vừa chứng tỏ rằng bạn đang tích cực lắng nghe:

• Luôn đối mặt với khán giả của bạn và cố gắng duy trì giao tiếp bằng mắt trực tiếp khi lắng nghe. Trong một cuộc họp ảo, điều đó có nghĩa là nhìn vào máy ảnh, không phải vào lưới mọi người.

• Chứng tỏ rằng bạn đang lắng nghe bằng cách gật đầu. Gật đầu là cách hiệu quả nhất để thể hiện sự ủng hộ vì nó cho biết “Tôi biết ý kiến ​​của bạn và đang mua những gì bạn đang bán”.

• Đừng sử dụng thời gian lắng nghe như một cơ hội để lập kế hoạch những gì bạn sẽ nói tiếp theo. Việc hiểu sai một câu hỏi vì bạn không nghe đầy đủ có thể làm tổn hại đến uy tín và sự tin cậy của bạn.

• Tránh ngắt lời người nói hoặc kết thúc câu của họ. Đôi khi chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi đang khẳng định quan điểm của người khác bằng cách kết thúc câu nói của họ, nhưng ngay cả khi điều đó đúng về mặt kỹ thuật, chúng tôi vẫn đang đánh cắp thời gian của họ và chiếm đoạt quan điểm của họ, điều này thật thô lỗ.

• Cân nhắc phản hồi lại các câu hỏi cho người nói trước khi đưa ra quan điểm của bạn ngay lập tức hoặc bắt đầu bằng một giải pháp. Ví dụ: “Tôi muốn đảm bảo rằng tôi nghe chính xác bạn. Bạn đang nói rằng chúng ta có quá nhiều cuộc họp, đặc biệt là vào các ngày thứ Sáu. Đúng không?" Sự thừa nhận mạnh mẽ này xây dựng lòng tin và thể hiện sự đồng cảm.

• Cuối cùng, hãy giữ một tinh thần cởi mở và chống lại sự thôi thúc muốn bảo vệ. Một cuộc họp là đối thoại chứ không phải tranh luận, vì vậy, trước tiên hãy tập trung vào việc hiểu quan điểm của nhóm bạn, không đưa ra các lập luận ngược lại.

5. Chuẩn bị câu hỏi

Trong các cuộc đối thoại giữa các giám đốc điều hành và nhóm của họ, các nhà lãnh đạo có thể thúc đẩy việc học hỏi bằng cách đặt các câu hỏi thăm dò. Trong bài báo của Harvard Business Review “Trở thành nhà lãnh đạo chiến lược là về việc đặt câu hỏi đúng”, Lisa Lai cho rằng, việc đặt những câu hỏi chiến lược như “Tại sao bạn lại làm công việc bạn đang làm?” và "Thành công trông như thế nào đối với nhóm của chúng tôi?" có thể giúp các nhà lãnh đạo khuyến khích nhóm của họ suy nghĩ chiến lược hơn.

Có sẵn câu hỏi trong túi của bạn cũng có thể lấp đầy khoảng trống cuộc họp khi người tham dự chậm đặt câu hỏi hoặc cần người khác phá băng.

Các câu hỏi về lãnh đạo có thể thuộc một số loại:

Các câu hỏi mang tính chiến lược

•  "Bạn mong muốn đạt được điều gì?"

• “Làm thế nào chúng ta có thể áp dụng cách tiếp cận đó trong toàn công ty?”

Câu hỏi nhận dạng

• “Ai đã giúp bạn với dự án này?”

• "Làm thế nào bạn nảy ra ý tưởng?"

Câu hỏi hữu ích

• “Tôi có thể làm gì để giúp đỡ?”

• “Bạn cần những nguồn lực nào để đưa dự án của mình lên cấp độ tiếp theo?”

6. Tránh lan man

Đôi khi, bạn có thể bị cám dỗ để rời khỏi dòng suy nghĩ của mình để thảo luận về điều gì đó không liên quan, cho dù ý tưởng đó chợt nảy ra trong đầu bạn hay được người khác trong phòng nêu ra. Một giây bạn đang nói về việc tận dụng mạng xã hội và giây tiếp theo bạn đang nói về những người nổi tiếng trên Instagram mà bạn yêu thích. Đường tắt này rất nguy hiểm bởi vì, khi nó kéo dài một lúc, nó sẽ lãng phí thời gian quan trọng và những tâm trí khác bắt đầu đi lang thang.

Nếu bạn giới thiệu hoặc giải trí một ý tưởng chỉ có liên quan cụ thể hoặc không liên quan, hãy “tham gia và đăng xuất” nhanh chóng để bạn có thể quay trở lại những điểm mà bạn đã đạt được.

7. Biết khi nào bạn nên dừng ý tưởng của bạn

Một số diễn giả có giọng nói khó chịu trong đầu rằng: "Họ chưa hiểu điều đó - hãy tiếp tục nói!" Tiếng nói bên trong này phát ra từ sự bất an của bạn thường là sai, vì vậy đừng tin vào nó. Khi bạn đã đưa ra quan điểm của mình, hãy dừng lại và chuyển cuộc họp về phía trước. Nếu mọi người có thắc mắc, họ sẽ hỏi. Cách tiếp cận này cũng đảm bảo những người khác trong cuộc họp sẽ có thời gian để phát biểu.

8. Đưa ra lời khen ngắn gọn

Việc các nhà lãnh đạo chia sẻ điểm khen ngợi, hỗ trợ và khuyến khích với nhóm của họ luôn là một ý tưởng hay, nhưng tác động của những tình cảm đó càng giảm đi khi bạn tiếp tục làm việc lâu hơn. Và hơn thế nữa. Sau đó, nó trở nên khó xử.

Không có gì giết chết một điểm tốt hơn là nói lan man, vì vậy hãy giữ cho lời cảm ơn của bạn có cấu trúc và giới hạn trong 15 giây hoặc ít hơn. Đồng thời, nhận ra rằng hai từ “cảm ơn” không bao giờ có nhiều tác động. Luôn cung cấp "lý do tại sao." Một khuôn mẫu tốt để ghi nhận hoặc đánh giá cao là: ai đã làm, họ đã làm gì và tác động của nó đến các mục tiêu của tổ chức hoặc nhóm.

9. Giúp những người khác luôn đi đúng hướng

Nếu trong cuộc họp của bạn, một nhân viên trình bày một bài thuyết trình chính thức mà không có một điểm hoặc đề xuất rõ ràng, hãy nhẹ nhàng nhắc nhở họ bằng cách hỏi một cách lịch sự, "Bạn đề xuất điều gì?" hoặc "Bạn đề xuất chúng tôi làm gì?" Bạn càng hỏi những câu hỏi hướng dẫn đó, thì người đó càng có nhiều khả năng cuối cùng sẽ nhận ra kỹ năng giao tiếp lãnh đạo quan trọng là truyền đạt các điểm - không chỉ là chia sẻ suy nghĩ.

10. Kết thúc bằng một bước hành động có ý nghĩa

Bạn duy trì động lực sau cuộc họp khi kết thúc cuộc họp với các bước tiếp theo rõ ràng, bao gồm cả ai sẽ thực hiện hành động và khi nào. Tác nhân đó có thể là người quản lý, trợ lý hành chính, ủy ban hoặc thậm chí là chính bạn, nhưng hãy đảm bảo rằng đó là người không chỉ ghi lại và lưu trữ các ý tưởng mà còn tiến bộ chúng.

Quá nhiều người lãnh đạo cuộc họp nghĩ rằng công việc của họ kết thúc khi cuộc họp bắt đầu hoặc họ chỉ đóng vai trò là người ghi chú và “cảnh sát chương trình nghị sự”. Nhưng một nhà lãnh đạo vẫn phải làm đúng vai trò của mình, cho dù bạn điều hành một cuộc họp hay một nhóm, vì vậy hãy sử dụng tất cả các công cụ giao tiếp theo ý của bạn để đảm bảo các điểm quan trọng được nêu ra và thảo luận một cách hiệu quả nhất.

Anh Đức